Der bekannte Schriftsteller Antoine de Saint-Exupéry schrieb einmal: „Wenn du ein Schiff bauen willst, beginne nicht damit, Holz zusammenzusuchen, Bretter zu schneiden und die Arbeit zu verteilen, sondern erwecke in den Herzen der Menschen die Sehnsucht nach dem großen und schönen Meer.“

Change Story unterstützt Führungskräfte

Veränderungsprozesse gehören zum Alltag einer Führungskraft. Eine neue strategische Ausrichtung des Unternehmens, ein Einsparprogramm oder ein neues System. Die Bandbreite an Veränderungsprozessen ist groß. Du als Führungskraft bist dann gefordert, das Projekt positiv zu verkaufen und deine Mitarbeitenden dazu zu gewinnen, es zu gestalten, es anzunehmen und zum neuen Alltag zu machen.

Eine Change Story erzählt Gründe für Veränderung

Eine Aufgabe, die über alle Hierarchieebene hinweg immer wieder wichtig ist, ist das Erzählen einer sog. Change Story. Vielleicht hörst Du dann von deinen Führungskräften, dass die Mitarbeitenden richtig abgeholt werden müssten. Bei mir entsteht immer das Bild von Menschen, die an der Bushaltestelle stehen und warten. Geht der Bus in die Richtung, die sie sich wünschen oder anders gesagt, die ihnen etwas bringt, dann steigen sie wahrscheinlich ein. Für dich besteht nun die Aufgabe darin, den Change-Bus für möglichst viele Meschen interessant zu machen.

Eine Change Story erläutert den Betroffenen (im Idealfall glaubhaft und überzeugend), warum eine angedachte bzw. geplante Veränderung nötig und sinnvoll ist und warum die damit verbundenen Ziele erreichbar sind. Es ist aber mehr als eine Powerpoint-Datei, die dir nochmal auflistet, was eigentlich erreicht werden soll.

Ein Projekt muss eine gute Geschichte hergeben – nicht umgekehrt.

Den Betroffenen soll die Veränderung so erklärt und erläutert werden, dass sie die Sinnhaftigkeit, Nützlichkeit und Ernsthaftigkeit der Veränderung akzeptieren können. Diese beinhaltet die Begründung, warum sich das Unternehmen verändern muss, welche Zukunftsstrategie und Ziele das Unternehmen anstrebt, wie der Weg dorthin gestaltet wird und welche persönlichen Chancen, aber auch Konsequenzen für jeden Einzelnen in der Veränderung liegen.

Hilfreich ist es auch, wenn das Projekt einen Namen bekommt, den möglichst viele Mitarbeiter leicht verstehen, sodass es schnell zum Gespräch werden kann und eben in aller Munde ist. Auf persönlicher Ebene ist es wichtig, dass die Mitarbeitenden ein gewisses Maß an Sicherheit erhalten. Unsicherheit und Sorge, dass die Arbeitswelt ab morgen nicht mehr dieselbe ist, der das größte Hindernis bei Veränderungsprojekten.

Change Story wird von Geschäftsleitung initiiert

Viele Führungskräfte bekommen beim Thema Change Story Panik. Ich erlebe es sehr oft, dass viele Manager sich wünschen, dass sich rund um ihr Projekt eine Geschichte stricken lässt. Doch genauso häufig bleibt es bei diesem Wunsch. Der wird dann weiter delegiert, in der Hoffnung, dass jemand auf eine gute Story kommt. Also ganz wichtig: Ein Projekt muss eine gute Geschichte hergeben und nicht andersherum.

Dabei gibt es viele Anhaltspunkte, die man als Botschaft für die eigene Change Story heranziehen kann.

Nützlichkeit der Veränderung: Wir wollen Marktanteil erhöhen, um Arbeitsplätze langfristig zu sichern

Sinnhaftigkeit der Veränderung: Wir sind ein Unternehmen, in dem Mitarbeiter selbstverantwortlich sind und sich selbst verwirklichen können.

Eine Leitfrage, die ich mir stelle, wenn es um Veränderungsvorhaben geht, lautet:

Was tue ich, wieso, weshalb und warum?

Ich muss die Inhalte, die offensichtlich sind, wie z. B.

• Das neue System – Schneller sein als die Konkurrenz
• Das Einsparprogramm – mehr Freiheit für wichtige Investitionen in neue Maschinen
• Die neue Unternehmenskultur -bessere Zusammenarbeit, um attraktiver Arbeitgeber zu sein.

Näher erläutern.

Dabei sollte man eben nicht verschweigen, wo der Schuh drückt. Beispiel

• Das neue System muss eingeführt werden, weil die EDV-Struktur überlastet ist und wir mit veralteten Systemen weiter ins Hintertreffen geraten
• Das Einsparprogramm notwendig ist, weil unsere variablen Kosten für die Produktion im Vergleich zur Konkurrenz 10% höher sind und wir den Anschluss verlieren
• Die neue Unternehmenskultur notwendig ist, weil die starren Hierarchien und Entscheidungswege und nicht nur langsam machen, sondern auch davon abhalten eigenverantwortlich zu handeln.

Du merkst vielleicht, dass es gut gelingen kann, eine kräftige Botschaft zu formulieren. Dazu ist es aber wichtig, die internen Gegebenheiten genau zu kennen und sich mit den Notwendigkeiten zu beschäftigen. Veränderungsprojekte fallen schließlich nicht vom Himmel.

Ablauf für eine Change Story

Nun stelle ich dir sieben Schritte vor, wie du deine Change Story entwickeln und kommunizieren kannst. Dabei geht es mir mehr um die Kommunikation zwischen Führungskraft und Mitarbeiter als um die Ebene Top-Management und Führungskräfte.

1. Einstieg:
   1. Wichtigkeit herausstellen
   2. Skizzieren, warum das Projekt angegangen werden soll
      1. „Wir haben uns vorgenommen, XYZ zu verändern, um auch in der Zukunft wettbewerbsfähig zu bleiben. „
   3. Rückblick:
      1. Zurückblicken auf erfolgreiche Zeiten, Stolz wecken
         1. „Wir haben eine gute Position im Markt.“
         2. „Wir waren gut unterwegs.“
      2. Herausforderungen:
         1. Ausführlich und plakativ die Herausforderungen beschreiben (zu hohe Kosten, Verlust Marktanteil, Produkte/Dienstleistungen verlieren an Bedeutung, disruptive Technologien)
            1. Wir haben neue Technologien wie X. Menschen machen mittlerweile Y.
         2. Positives Ziel:
            1. Positives Bild skizzieren – als ob es schon aktuell so wäre
               1. Neues Produkt mit neuer Technologie
               2. Neues System für mehr Schnelligkeit (App statt Desktop, App statt Fax)
            2. Schritte und Rückschläge:
               1. Nächste Schritte formulieren à Was wird nun konkret unternommen? (Projektteam, Kauf einer Anlage/Firma, Kauf System, Stellenabbau)
               2. Mögliche Rückschläge nennen à (Es kann ruckeln, ans neue Gewöhnen, alte Zöpfe abschneiden müssen
            3. Gegenwart und Zukunft verknüpfen
               1. Ähnliche Projekte oder Herausforderungen aus der Vergangenheit darstellen und signalisieren, dass man es schonmal geschafft hat
            4. Entschlossenheit zeigen und die auf die Mitarbeiter zu gehen:
               1. Du hast deinen Punkt gemacht, jetzt sind die anderen dran
               2. Fragen sammeln
               3. Kritikpunkte aufnehmen und Verständnisfragen klären.

Soweit erstmal ein möglicher Aufbau deiner Change Story. Jetzt wäre das ein bisschen blöd, wenn damit alles aufhört. Ab hier geht deine Arbeit erst richtig los.

Führungswerkzeuge für mehr Nachhaltigkeit in der Change Story

Deine Mitarbeiter entwickeln ja jetzt die Unsicherheit und die Sorgen, die das Projekt bzw. die Umsetzung schwierig machen. Daher noch ein paar Tipps, wie du diese Punkte abmildern kannst.

1. Mache das Projekt in Teamsitzungen immer wieder zum Thema
   1. Welche Fragen, Bedenken, Unsicherheiten gibt es?
   2. Wie kann ich als Führungskraft dich unterstützen?
2. Führe Extra-Mitarbeitergespräche im 1:1
   1. Hier kannst du besonders hartnäckige Fälle individuell klären
   2. Welche persönlichen Veränderungen sind überhaupt zu erwarten?
3. Starte einen Workshop, um die Veränderung zu gestalten
   1. Operationalisierung von Unternehmensprojekten
      1. Was ist hier für uns drin?
      2. Was müssen wir tun?
   2. Lege Verantwortlichkeiten fest, um die Mitarbeiter aktiv am Projekt zu beteiligen
      1. Stellt sicher, dass die Menschen aktiv daran arbeiten und sich am Ende nur bedingt gegen wehren können
      2. Aber es gibt ihnen auch das Gefühl, die Geschicke mitbestimmen zu können.

Ich fasse nochmal zusammen.

Eine Change Story erläutert den Betroffenen (im Idealfall glaubhaft und überzeugend), warum eine angedachte bzw. geplante Veränderung nötig und sinnvoll ist und warum die damit verbundenen Ziele erreichbar sind. Den Betroffenen soll die Veränderung so erklärt und erläutert werden, dass sie die Sinnhaftigkeit, Nützlichkeit und Ernsthaftigkeit der Veränderung akzeptieren können. Damit dir das gelingt, gibt es einen strukturierten Aufbau für deine Change Story. Gleichzeitig hast du verschiedene Instrumente im Werkzeugkoffer, die dir bei der weiteren Umsetzung helfen.

Aber nun zu Euch.

Wie leicht fällt Euch das Formulieren von Botschaften, wenn es um Veränderungsprojekte geht?

Schreibt mir eure Erfahrungen hier als Kommentar bei Spotify oder als Mail. Ich freue mich auf eure Nachrichten.