Eine Gehaltserhöhung ablehnen als Chef
Gehaltserhöhung ablehnen als Chef: So bleibst du fair, souverän und motivierend
Wenn Mitarbeitende mit der Bitte um eine Gehaltserhöhung auf dich zukommen, ist das ein sensibles Thema. Es geht um Wertschätzung, Leistung und manchmal auch ums Ego. Eine Gehaltserhöhung abzulehnen ist für viele Führungskräfte eine der unangenehmsten Aufgaben im Mitarbeitergespräch – und gleichzeitig ein Gradmesser für Führungsqualität und Kommunikationsstärke.
Und auch die Studienlage belegt, dass dieses Thema sensibel und wichtig zugleich ist.
- Laut Stepstone Gehaltsreport 2024 geben 49 % der Befragten an, dass sie sich mehr Transparenz bei Gehaltsentscheidungen wünschen.
- Eine Gallup-Studie zeigt: Mitarbeitende mit einem Gefühl von Fairness und Anerkennung bleiben trotz stagnierendem Gehalt engagierter.
- Die Beratungsfirma Robert Half fand heraus, dass nur 11 % nach einer gescheiterten Gehaltsverhandlung aktiv kündigen – wenn sie das Gespräch als fair erlebt haben.
In diesem Leitfaden erfährst du, wie du souverän eine Gehaltserhöhung ablehnst, ohne dein Team zu demotivieren, welche psychologischen Faktoren eine Rolle spielen und wie du durch gute Kommunikation Vertrauen und Motivation aufrechterhältst.
Warum das Thema Gehalt so sensibel ist
Gehalt ist weit mehr als eine Zahl auf dem Konto. Es steht symbolisch für Anerkennung, Status und Gerechtigkeit. Studien zeigen, dass Mitarbeitende eine Ablehnung nicht wegen des „Neins“ an sich negativ bewerten – sondern weil sie sich nicht verstanden oder unfair behandelt fühlen.
Das bedeutet für dich als Führungskraft:
Nicht ob du Nein sagst, entscheidet über die Wirkung, sondern wie du es sagst.
3 Gründe für die hohe Sensibilität beim Thema Gehalt
Der psychologische Hintergrund zeigt deutlich, warum das Thema Gehaltserhöhung so sensibel ist. Menschen bewerten Entscheidungen nicht allein nach dem Ergebnis, sondern danach, ob sie als gerecht empfunden werden – ein Phänomen, das als Fairness-Bias bezeichnet wird. Wenn Mitarbeitende also das Gefühl haben, dass ihre Situation nachvollziehbar und fair behandelt wurde, akzeptieren sie auch eine ablehnende Entscheidung leichter.
Hinzu kommt das Prinzip der Reziprozität: Wertschätzung erzeugt Gegenseitigkeit. Wird ein Mitarbeiter respektvoll behandelt und in seiner Leistung anerkannt, bleibt er engagiert, selbst wenn sein Wunsch nach einer Gehaltserhöhung zunächst abgelehnt wird.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Verlustaversion – Menschen empfinden den Verlust oder das Ausbleiben einer erwarteten Belohnung stärker negativ als einen gleichwertigen Gewinn positiv. Das erklärt, warum eine abgelehnte Gehaltsforderung häufig als besonders enttäuschend erlebt wird.
Für Führungskräfte bedeutet das: Eine klare, wertschätzende und faire Kommunikation ist entscheidend, um negative emotionale Reaktionen abzufedern und die Motivation trotz eines „Neins“ aufrechtzuerhalten.
Kein Rechtsanspruch auf eine Gehaltserhöhung
Vielleicht hast Du dir im letzten Jahr einen teuren Urlaub gegönnt oder ein neues Auto zugelegt. Vielleicht siehst du auch das Arbeitspensum deiner Kollegen und denkst: Da habe ich mehr verdient!
Die Gründe sich eine Gehaltserhöhung zu wünschen, sind sehr sehr vielfältig. Aber: Es gibt in Deutschland keinen Rechtsanspruch auf eine Gehaltserhöhung. So etwas müsste also zwischen dem Arbeitgeber und dem Arbeitnehmer geregelt werden.
In manchen Arbeitsverträgen findet man z. B. eine sog. Überprüfungs- oder eine Anpassungsklausel. Im Falle der der Überprüfungsklausel überprüft der Arbeitgeber in bestimmten Zeitabständen die Gehaltsentwicklung. Anders bei sogenannten Anpassungsklauseln. Diese geben Arbeitnehmern grundsätzlich einen durchsetzbaren Anspruch auf eine Anpassung der Vergütung, die manchmal konkret an die Verbraucherpreisentwicklung gekoppelt ist. Auch gibt es in Arbeitsverträgen sogenannte Spannungsklauseln. Damit wird die Vergütungsentwicklung turnusmäßig konkret an die Tarifentwicklung einer bestimmten Branche gekoppelt, selbst wenn der Arbeitgeber nicht direkt tarifgebunden ist. Damit hängen Gehaltserhöhungen wiederum von Tarifverhandlungen ab.
Viele Mitarbeitende verknüpfen Leistung automatisch mit finanzieller Anerkennung. Gerade in Zeiten von Inflation, Fachkräftemangel und steigenden Lebenshaltungskosten sind Gehaltsgespräche häufiger und emotionaler geworden.
Deine Aufgabe als Führungskraft: Den wirtschaftlichen Rahmen mit dem individuellen Empfinden des Mitarbeiters in Einklang bringen – und das klar, transparent und empathisch kommunizieren.
6 kurze und prägnante Formulierungen für das Gespräch
Typische Zeitpunkte für eine Gehaltserhöhung
Das neue Auto oder der teure Urlaub sind natürlich nicht die besten Situationen, um nach mehr Geld zu fragen. Gängige Momente, in denen es zu einem Gespräch über eine Gehaltserhöhung kommen kann, sind beispielsweise die folgenden:
- Ende der Probezeit: Dein Mitarbeiter hast gezeigt, dass er oder sie den Anforderungen gerecht wird und ist nun fester Bestandteil. Hin und wieder kann es vorkommen, dass man im Gehalt bewusst niedriger einsteigt, um die Probezeit zu vergünstigen oder weil sich der MA besonders unter Beweis stellen soll.
- Entfristung: Möglicherweise beinhaltet die Entfristung anspruchsvollere Tätigkeiten oder eine Erweiterung von Aufgaben.
- Beim jährlichen Mitarbeitergespräch: Mitarbeitergespräche geben auf der einen Seite Arbeitgebern die Möglichkeit, ihren Beschäftigten Feedback für ihre geleistete Arbeit zu geben. Auf der anderen Seite können Arbeitnehmer solche Gespräche nutzen, um eigene Wünsche zu äußern. Eine Gehaltserhöhung kann hier durchaus angesprochen werden.
- Bei einer Beförderung: Von einer Gehaltserhöhung ist bei einer Beförderung normalerweise auszugehen. Schließlich klettern die Mitarbeiter auf der Karriereleiter eine Stufe nach oben, was entsprechend entlohnt werden sollte.
- Neuer Tätigkeitsbereich/interne Versetzung ansteht: Neue Anforderungen und Aufgaben
Gehaltserhöhung ablehnen als Chef – Zeitpunkte für Verhandlungen
Du siehst, dass es durchaus gute Zeitpunkte geben kann, das Thema Gehalt zu besprechen. Wichtig ist, dass du verstehst, wie das Gehalt üblicherweise festgelegt wird. Entscheidend sind nämlich die Anforderungen auf einer Stelle. Die Anforderungen findest du in der sog. Stellenbeschreibung. Je höher die Anforderungen, umso mehr Gehalt sollte das Unternehmen dafür zahlen. Es geht also um mehr Verantwortung, Eigenständigkeit und um Bedeutung für das Unternehmen.
Wie lehne ich eine Gehaltserhöhung ab?
Tipp Nr. 1: Nimm das Anliegen ernst und höre dir die Argumente an
Kommt dein Mitarbeiter nun zu dir und bittet um ein Gespräch über sein oder ihr Gehalt, solltest Du das Anliegen natürlich ernst nehmen. Lehnst Du den Wunsch kategorisch ab oder hörst den Mitarbeiter nicht wenigstens an, dann wirkt sich das negativ auf seine Motivation aus.
Versuche also deinen Mitarbeiter ernst zu nehmen und höre dir seine Argumente mal etwas genauer an. Dein Mitarbeiter sollte auf folgende Fragen eine gute Antwort parat habe:
- Inwiefern profitiert das Unternehmen von Ihrer Arbeit?
- Über welche zusätzlichen Qualifikationen verfügen Sie seit der letzten Gehaltsverhandlung?
- Weshalb sind gerade Sie so wertvoll für das Unternehmen?
- Übernehmen Sie möglicherweise sogar Aufgaben, die Ihr Arbeitsvertrag gar nicht vorsieht?
- Wie haben Sie Ihre Leistungen seit der letzten Gehaltserhöhung noch verbessert?
- Erreichen Sie stets Ihre Ziele oder übertreffen Sie diese sogar?
- Haben Sie dazu beigetragen, Kosten des Unternehmens einzusparen?
Denn eine Gehaltserhöhung wird ja nicht einfach nur so gefordert. Es gibt Gründe, die deinen Mitarbeiter zu dir bringen. Und auch hier gilt es, dass du herausfindest, warum mehr Geld zum jetzigen Zeitpunkt wichtig ist. Ist es eventuell eine fehlende Wertschätzung seiner Leistung? Ist es eine Überforderung im Projekt? Oder ist es vielleicht einfach nur Frust, weil andere deutlich weniger machen und das Gleiche bekommen?
Nichts demotiviert schneller, als ein Chef, der das Thema abwiegelt. Selbst wenn du genau weißt, dass aktuell kein Spielraum besteht. Die Aufgabe für dich lautet, höre aktiv zu, stelle Rückfragen, um zu verstehen und signalisiere echtes Interesse an einer tragfähigen Lösung.
Beispiel:
„Danke, dass Sie das Thema offen ansprechen. Lassen Sie uns gemeinsam anschauen, was sich seit der letzten Anpassung verändert hat.“
In der reinen Lehre sind das alles keine Gründe für eine Gehaltserhöhung. Allerdings bringt es dir auch nichts, wenn dein Mitarbeiter unzufrieden und demotiviert ist und du nicht verstehst, warum das so ist.
Tipp Nr. 2: Verstehe die Motivation hinter der Anfrage
Wenn Mitarbeitende mit dem Wunsch nach einer Gehaltserhöhung auf dich zukommen, steckt dahinter häufig mehr als nur der finanzielle Aspekt. Auf den ersten Blick scheint es um eine rein monetäre Forderung zu gehen – in Wirklichkeit ist der Impuls aber oft emotional oder psychologisch begründet. Als Führungskraft solltest du daher hinter die Fassade der reinen Gehaltsfrage blicken und dich fragen: Geht es wirklich ums Geld – oder geht es um Anerkennung, Wertschätzung oder ein Bedürfnis nach Fairness?
Frage dich: Geht es wirklich ums Geld – oder um Anerkennung?
Viele Mitarbeitende wollen mit einer Gehaltsforderung eigentlich sagen:
„Ich möchte, dass meine Leistung gesehen wird.“
Finde das Motiv heraus:
-
Fühlt sich der Mitarbeitende überlastet?
-
Sieht er Ungerechtigkeiten im Team?
-
Hat er sich fachlich weiterentwickelt?
Diese Perspektive hilft dir, Ursachen zu verstehen und später Alternativen anzubieten.
Tipp Nr. 3: Bleibe fair durch Transparenz
Aus meiner Sicht kommt der Aspekt der Fairness hinzu. Fairness bedeutet z. B. nicht, dass dein Mitarbeiter mehr Geld bekommt oder alle MA das Gleiche. Fairness ist mehr als die bloße Verteilung von Geld. Es geht auch um eine gute Erklärung, warum eine Erhöhung derzeit nicht drin ist. Wie sind die Zahlen im Unternehmen? Welche Entwicklungen engen den Spielraum ein?
Erkläre deinem Mitarbeiter auch, wie Entgelt eigentlich ermittelt wird und zeige daran auf, wieso es nicht mehr Geld geben kann.
Erkläre offen und nachvollziehbar, warum eine Erhöhung aktuell nicht möglich ist. Nutze dabei faktenbasierte Argumente, keine Floskeln.
Beispiel:
„Aktuell haben wir ein Budget eingefroren, bis die Quartalszahlen vorliegen. Danach sehen wir uns die Gehaltsstruktur erneut an.“
Oder:
„Wir orientieren uns an der Eingruppierung nach Aufgaben und Verantwortung. Diese Position liegt derzeit auf Level X. Eine Anpassung wäre mit erweiterten Aufgaben denkbar.“
Oftmals reichen solche klaren Erklärungen aus, damit dein Mitarbeiter versteht, dass es momentan nicht geht. Und – ganz wichtig: Gib dem Mitarbeiter einen realistischen Zeitpunkt vor, zu dem man wieder über das Thema reden kann.
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Michael Zocholl2025-08-14 07:18:312025-08-14 07:41:52Interviews zur Personalauswahl – Professionell vorbereiten, durchführen und auswerten
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Michael Zocholl2025-08-12 11:16:252025-08-14 07:31:03Vom Kollegen zum Vorgesetzten – Training BWNRWTipp Nr. 4: Kenne deinen Spielraum
Und lass mich bitte noch einen Moment bei der Verhandlung bleiben. Ich finde, dass Du als Führungskraft die Entwicklung deiner Mitarbeiter auch im Entgelt im Blick haben solltest. Ich weiß aber auch, dass Dir dabei gerne und sehr schnell die Hände gebunden sind. Mache dir also deinen Spielraum bewusst, den Du nutzen kannst. Ich habe hier ein paar Ideen für Dich:
- Vereinbare Ziele, die mit einer Erreichung zu einem Zielbonus führen
- Beurteile die Leistung deiner MA und erhöhe die Leistungsbeurteilung, wenn es das Ergebnis hergibt
- Erhöhe die Anforderungen und koppel das an ein gesteigertes Entgelt
- Denke an Zuschüsse und Zulagen, die das Unternehmen verteilt (Kindergarten, Gesundheitsprogramme, Fahrtkosten)
- Welche Boni könnten den MA noch gefallen? Mehr Home-Office, Weiterbildungen, Workation, flexiblere Arbeitszeit, Betriebsrente
Du merkst also, dass es durchaus Möglichkeiten gibt, den Mitarbeiter zufrieden zu stellen. Und vielleicht macht dir diese Zahl noch etwas Mut. Laut einer Studie der Beratungsfirma Robert Half zeigt, dass nur 11% der dort Befragten, eine gescheiterte Gehaltsverhandlung als Auslöser nehmen, um sich nach einer neuen Stelle umzuschauen.
Eine Gehaltserhöhung ablehnen als Chef ist immer individuell. Wenn Du deine Herausforderung näher besprechen willst, dann melde dich gerne für ein Coaching.
Auch im Führungstraining sprechen wir über kritische Themen im Mitarbeitergespräche, z. B. eine Gehaltserhöhung ablehnen als Chef. Dort erhätst Du Argumente und Kommunikationshilfen für Dein Gespräch.
Tipp Nr. 5: Setze klare Perspektiven
Eine Ablehnung sollte nie wie eine Sackgasse wirken. Formuliere immer einen konkreten Ausblick:
„Ich schlage vor, dass wir Ihre Entwicklung in drei Monaten erneut betrachten. Wenn Sie das Projekt X erfolgreich abgeschlossen haben, prüfen wir eine Anpassung.“
Das zeigt Fairness und Entwicklungschancen. Mitarbeitende akzeptieren ein Nein leichter, wenn sie wissen, wann und unter welchen Bedingungen es ein „Vielleicht später“ gibt.
Diese Kommunikationsstrategien, die Dir helfen
Die Sandwich-Methode ist eine der bekanntesten und zugleich wirkungsvollsten Kommunikationsstrategien, wenn es darum geht, unangenehme Botschaften zu vermitteln – etwa eine Gehaltserhöhung abzulehnen. Ihr Prinzip ist einfach: Eine negative Nachricht wird zwischen zwei positive Aussagen eingebettet. Der Gesprächsverlauf folgt also einer klaren Struktur – Anerkennung, Ablehnung, Perspektive.
Diese Methode ist so wirkungsvoll, weil sie auf grundlegenden psychologischen Mechanismen beruht. Menschen reagieren emotional auf Kritik oder Ablehnung. Wird ein Nein direkt und ohne Einbettung ausgesprochen, aktiviert das im Gehirn oft eine Abwehrreaktion. Der Gesprächspartner hört dann nicht mehr zu, sondern fühlt sich zurückgewiesen oder unfair behandelt. Genau hier setzt die Sandwich-Methode an: Sie sorgt dafür, dass der emotionale Widerstand gar nicht erst so stark aufkommt.
Die Sandwich-Methode
Beginne mit Anerkennung, bring dann die Absage, und schließe mit einer Perspektive:
„Ich schätze Ihre Leistung sehr – Sie haben im letzten Quartal viel bewegt.
Leider können wir aktuell keine Erhöhung vornehmen.
Ich möchte aber, dass wir Ihre Entwicklung in den nächsten Monaten gezielt fördern, um das Thema bald wieder aufgreifen zu können.“
Das Prinzip der wertschätzenden Ablehnung
Auch das Prinzip der wertschätzenden Ablehnung folgt dieser Logik, geht aber einen Schritt weiter. Hier liegt der Fokus weniger auf der formalen Struktur, sondern auf der inneren Haltung. Eine wertschätzende Ablehnung bedeutet, dass du ein Nein mit Respekt, Empathie und nachvollziehbarer Begründung vermittelst. Du signalisierst deinem Gegenüber: „Ich lehne nicht dich ab – ich lehne eine konkrete Forderung ab, und zwar aus bestimmten, transparenten Gründen.“
Formuliere dein Nein mit Empathie und Begründung:
„Ich verstehe Ihren Wunsch gut. Leider können wir derzeit kein höheres Gehalt zahlen, aber ich möchte, dass Sie wissen: Ihre Arbeit ist wichtig für uns, und wir suchen Wege, das sichtbar zu machen.“
Solche Sätze schaffen psychologische Sicherheit – ein zentrales Element moderner Führungskommunikation.
Fazit: Ablehnen heißt nicht Abweisen
Eine Gehaltserhöhung abzulehnen ist keine Schwäche – sondern eine Führungsaufgabe.
Wirklich gute Führung zeigt sich nicht darin, „Nein“ zu sagen, sondern wie man es sagt.
Wenn du mit Transparenz, Empathie und Perspektive führst,
- bleibt Motivation erhalten,
- Vertrauen wächst,
- und du stärkst deine Position als faire und verlässliche Führungskraft.
Denn am Ende zählt nicht nur das Gehalt, sondern das Gefühl, gesehen und respektiert zu werden.
FAQs – Häufig gestellte Fragen:
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