Welche Phasen durchläuft ein Mitarbeitergespräch?

So strukturierst Du das Mitarbeitergespräch.

Mitarbeiter wollen wissen, wie ihre Führungskraft über sie denkt. Liegen die Bewertungen auseinander, kann ein Mitarbeitergespräch schwierig werden und die Emotionen kochen hoch. Die Argumente werden nicht mehr richtig zur Kenntnis genommen und man redet aneinander vorbei. Aus diesem Grund ist die Vorbereitung so enorm wichtig. Überlege dir im Vorfeld, wie deine Aussagen ankommen sollen und wie sie verstanden werden können.

Gleichzeitig möchte ich Dir die Angst nehmen, dass alles perfekt laufen muss. Auch Du hast die Möglichkeit ein Gespräch zu vertagen und nicht zu einer Lösung zu bringen. Es gibt Situationen, in denen braucht man eine Gedankenschleife, um zu einer Lösung zu kommen oder Sichtweisen zu verstehen. Außerdem musst du es aushalten, dass Meinungen über eine Leistungsbewertung auseinander gehen. Das ist Führungsalltag.

Die drei wichtigsten Schritte des Mitarbeitergespräches sind die Vorbereitung, die Durchführung und die Nachbereitung. Die Stufe Durchführung wird später ausführlicher erläutert.

Phasen Mitarbeitergespräch: Vorbereitung

Kennst du den Spruch „Da muss Gras über die Sache wachsen“? Ähnlich ist es mit der Leistung von Mitarbeitern. Durch Termine, Mails, Projekte usw. wächst ziemlich viel Gras über die Leistung Deiner Mitarbeiter. Es ist daher nur fair, sich das Jahr über Notizen zu machen, anhand derer Du Dein Feedback aufbauen kannst.

Tust du das nicht, verschwimmen Deine Eindrücke und lediglich die aktuellen Ereignisse bleiben präsent. Auf der nachfolgenden Seite erhältst Du eine Tabelle, die Du zum Nachhalten der Leistung verwenden kannst.

Ausreichend Zeit und Ressourcen für die Vorbereitung entscheiden über das Gelingen des Gespräches. Daher ist es unerlässlich, deinen Mitarbeiter frühzeitig für dieses Gespräch einzuladen. Es versteht sich von selbst, dass Überfallgespräche weder fair sind noch zu einem konstruktiven Beitrag führen. Spontane MAG schwächen Deine Rolle als Führungskraft, da sie wenig souverän wirken und dem Mitarbeiter und seinen Anliegen keine ausreichende Achtung entgegenbringen. Deine Einladung sollte persönlich erfolgen und nicht an Dritte delegiert werden.

Das bringt deine Wertschätzung gegenüber den Mitarbeitern zum Ausdruck. Die Delegation an ein Sekretariat stellt eine Grauzone da, die sich im hektischen Alltag nicht immer vermeiden lässt. Unterstellte Mitarbeiter, die gegebenenfalls selbst Teilnehmende an einem MAG sind, sollten die Einladung allerdings keinesfalls übernehmen.

Gegen eine Einladung per Mail spricht nichts. In der Einladungsmaill solltest Du den Zeitrahmen skizzieren und die Ziele des Gespräches benennen. Gleichzeitig bittest Du den Mitarbeiter darum, sich ebenfalls auf diesen Termin vorzubereiten und Gesprächsziele zu ergänzen, sofern diese fehlen.

Zu Beginn des MAG solltet ihr einen Konsens darüber finden, welche Themen besprochen werden.

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Phasen Mitarbeitergespräch: Durchführung

Die Phase der Durchführung erstreckt sich über 5 Phasen, die je nach Inhalt des Gespräches in ihrer Länge und Ausgestaltung variieren. Zu Anfang ist es das Ziel eine angemessene Atmosphäre zu schaffen.

Dies kann durch Small-Talk gelingen. Gleichzeitig darf nicht unter den Tisch fallen, dass die Grundregeln und die Ziele des Gesprächs skizziert werden müssen. Darauffolgt die Informationsphase, in der dein Mitarbeiter die Chance erhält eine Selbsteinschätzung der eigenen Leistung abzugeben. Bei Unklarheiten gilt, dass Du nachfragen musst. Ansonsten zeichnet sich diese Phase dadurch aus, dass Du zuhörst und Deinen Mitarbeiter besser verstehst.

Im Nachgang hast Du in der Phase der Argumentation die Möglichkeit, Deine Einschätzung loszuwerden. Diese kann sich von der Einschätzung des Mitarbeiters unterscheiden. Ziel ist es trotzdem einen Konsens über die erbrachte Leistung zu erzielen. Das bedeutet nicht, dass man in allen Punkten einer Meinung sein muss.

Auch Differenzen können festgehalten werden. Diese Beurteilung ist dann Basis für die anstehende Beschlussphase, in der die neuen Ziele für das Geschäftsjahr vereinbart werden. Abschließend werden das Gespräch und die Vereinbarungen zusammengefasst und aufkommende Unklarheiten ausgeräumt. Gleichzeitig bietet dir der letzte Schritt die Chance das Gespräch und vor allem deine Gesprächsführung zu reflektieren.

Phasen Mitarbeitergespräch: Nachbereitung

Ein weiterer Aspekt ist die Selbstreflexion des MAG aus Deiner Sicht. Das Gespräch kann im Wesentlichen auf drei Ebenen reflektiert werden. Das Ziel ist, die eigenen Fähigkeiten zu verbessern und die zukünftigen Mitarbeitergespräche effizienter und noch zielführender zu gestallten.

Phasen Mitarbeitergespräch Michael Zocholl

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