Niemals geht man so ganz!

Das trifft insbesondere dann zu, wenn dein Weg aus dem Unternehmen alles andere als glatt verläuft. In dieser Folge meines Podcasts spreche ich über Offboarding. Also den Prozess, den man optimalerweise durchlaufen sollte, wenn man ein Unternehmen verlässt.

Für die, die mit dem Begriff Offboarding so gar nicht anfangen können, möchte ich das erstmal definieren. Offboarding ist zunächst nichts mehr als ein Prozess, der den Austritt eines Mitarbeiters organisieren soll. Und hierbei gibt es vielfältige Möglichkeiten, diesen zu gestalten.

Offboarding ist der Prozess nach der Kündigung

Von einem Extrem „Von heute auf morgen weg“ bis hin zu ausführlichen Austrittsgesprächen und Abschiedsfeiern ist Vieles denkbar.

Eine Kündigung kann viele Gründe haben. Als Führungskraft sollte ich ein Interesse daran haben, wieso ein Mitarbeiter mein Team verlässt. Sollte der Mitarbeiter sehr schnell das Unternehmen wieder verlassen, möchte ich wissen, ob der Onboarding-Prozess gehakt hat oder ob im Einstellungsinterview Erwartungen geweckt worden sind, die man nicht gehalten hat.

Ich wünsche mir auch eine Rückmeldung zur:

• Unternehmenskultur,
  • h. Wie kommen wir zu Entscheidungen?, Welches Verhalten wird wertgeschätzt bzw. macht Karriere?, Wie arbeiten wir zusammen?, wie ist die Informationspolitik?
• Zu den Arbeitsbedingungen: Waren es zu viele oder zu wenige Aufgaben?, Gab es Konflikte?, Waren die Ziele erreichbar?
• Führungsstil: Hast du dich gut informiert, unterstützt, motiviert etc. gefühlt
• PE / Vergütung.

Nicht falsch verstehen. Es geht nicht darum, diese Fragen stakkatoartig abzuhaken. In den meisten Fällen sagt der oder die Mitarbeiterin ja sehr schnell, welche Gründe der Weggang hat. Darauf lässt sich ein weiteres Gespräch sehr gut aufbauen.

Durch Offboarding die Zukunft besser machen

Wichtig ist, dass du Schlüsse für die Zukunft ziehen kannst, sodass eine Kündigung von anderen Mitarbeitern verhindert werden kann. Du möchtest die ungeschminkte Wahrheit, selbst wenn sie dich als Führungskraft betrifft.

Dabei solltest du dem Mitarbeiter auch die Sorge nehmen, dass sich seine Meinung negativ auf ein Zeugnis auswirkt. Daher bietet es sich eventuell an, dass Zeugnis erst auszustellen und dann nach Feedback zu fragen.

Und: Sollte es zwischen dir und dem Mitarbeiter einen Konflikt gegeben haben, kann so ein letztes Gespräch natürlich auch durch die Personalabteilung erfolgen.

Vorteile eines guten Offboarding

Aus meiner Sicht ist das Gespräch der Anker eines guten Offboardings. Es hat für alle Beteiligten sehr viele Vorteile:

Wem:

• Dir: Es stärkt die Wahrnehmung der Rolle à Du kannst auch knifflige Situationen lösen, ohne das neue Konfliktherde ausbrechen
• Kollegen: Schauen auf dich und die Führung in dem Moment. Die Angst, dass das eine neue Unternehmenskultur ist, kann um sich greifen
• Der/Die Gekündigte: Die Arbeitsmoral sinkt – meistens arbeiten diese Menschen noch ein paar Tage für Euch, Die Person fühlt sich herabgewürdigt und lässt kein gutes Haar an dir und dem Unternehmen.

Und dann haben du und die Person, die dein Team verlässt, auch noch ein paar Aufgaben zu erledigen.

Mein Offboarding-Prozess startet mit der Aussprache der Kündigung durch den Mitarbeiter. Diesen Schritt würde ich mit einem Mitarbeitergespräch verbinden, in dem du die Gründe für den Weggang erfragst. Wichtig ist in diesem Schritt auch, dass du einen Überblick über offene Projekte, Aufgaben etc. erhältst, die du neu im Team verteilen musst. Je früher Du das weißt, umso besser.

Offboarding an die Mitarbeiter kommunizieren

Im nächsten Schritt folgt die Kommunikation an die Mitarbeiter.

Einschub: Eine Kündigung nicht zu kommunizieren, halte ich übrigens für eine große Lachnummer. Die Kollegen sprechen untereinander und so ein Thema sickert sicherlich durch; Mir fällt jetzt adhoc auch kein Grund ein, warum man darüber noch tage- oder wochenlang den Deckmantel des Schweigens legen sollte à Wenn ihr Gründe wisst, schreibt sie mir gerne. Vielleicht übersehe ich ja etwas.

Zurück zum Offboarding.

Ein weiterer Schritt wäre aus meiner Sicht, dass man den aktuellen Stelleninhaber bei der Suche des Nachfolgers oder der Nachfolgerin mit einbezieht. Und zwar, in dem man sich die Anforderungen auf der Stelle genauer anschaut und auch nach Kompetenzen schaut, die dem Stelleninhaber geholfen haben. Das könnte die Suche erleichtern.

Leichter soll es auch in der Einarbeitung werden. Aus diesem Grund solltest du dir Gedanken machen, wie der Wissenstransfer läuft. Da gibt es ja verschiedene Wege, dass zu organisieren. Mit etwas Glück ist der Nachfolger/Nachfolgerin bereits an Bord, dann kannst du in Gesprächen die einzelnen Prozesse übergeben. Ansonsten helfen auch Checklisten oder Prozessdarstellungen weiter. Hierunter liegt auch der Punkt Übergabe. Welche offenen Themen übernehmen die Kollegen? Wie ist der Stand und was ist zu tun?

Danach steht auch eine Verabschiedung an. Das ist sicherlich ein Prozessschritt, den man auch dem Mitarbeiter eigenständig überlassen kann. Für dich ist wichtiger, dass du in Zusammenarbeit mit deiner Personalabteilung ein Zeugnis formulierst, dass du dem Mitarbeiter übergeben kannst.

Danach verlässt der Mitarbeiter das Unternehmen und wir kommen zu einem spannenden Punkt im Prozess. Wie halte ich den Kontakt zur anderen Person aufrecht?

Auch nach der Kündigung beim Mitarbeiter melden

Da gibt es so Anlässe, die sich natürlich wunderbar anbieten, wie z. B. der Geburtstag oder Weihnachten bzw. Neujahr. Eventuell machst du dir einen Merker in den Kalender, sodass du dich alle 3-4 Monate einfach mal beim Ex-Mitarbeiter meldest und dich über die neue Situation austauschst.

Das geht natürlich sehr schnell im Tagesgeschäft unter und ist auch immer eine Frage, wie gut die Beziehung zu dieser Person am Ende war.

Was allerdings nicht im Tagesgeschäft unter gehen sollte, sind die Erkenntnisse, die der Ex-Mitarbeiter dir auf den Weg gegeben hat. Nutze diesen Input, um notwendige Veränderung im Team anzustoßen. Das kann (muss aber nicht) ein Anstoß für eine gesamte Teamentwicklung sein, die so eine Kündigung mit sich bringt.

Ich hoffe, ihr habt nun einen besseren Überblick zum Thema Offboarding. Auf meiner Homepage gibt es auch eine Lernkarte für Euch mit dem Prozess und einigen Leitfragen